El treball clau del CTO: Com seleccionar i contractar un proveïdor serveis de Transformació Digital per a la teva empresa.

Per a un Chief Technology Officer (CTO), aquesta tasca cobra una importància encara major, ja que els serveis tecnològics són fonamentals pel bon funcionament i la innovació de l'organització.

En aquesta ocasió, realitzarem un repàs per tot el procés que ha de seguir un CTO a l’hora de seleccionar serveis de Transformació Digital per a la seva empresa, des de la definició de necessitats fins a la seva implementació i seguiment.

1. Definició de necessitats i objectius.

Abans d'embarcar-se en la recerca de proveïdors de serveis, és essencial que el CTO realitzi una anàlisi exhaustiva per a identificar les necessitats específiques de l'empresa. 

En aquest punt, solem trobar dues maneres diferents de gestionar el programari.

En el primer cas trobem a les empreses que prioritzen el funcionament sense problemes, és a dir, com quan obres l'aixeta i surt aigua sense pensar en com funciona.

En el segon cas, trobem altres empreses per a les quals el programari és la clau que els ajuda a ser millors que altres empreses en el que fan.

Quina és la millor manera de gestionar el programari? La resposta és que depèn del tipus de negoci.

Per exemple, si l'empresa necessita un servei bàsic necessari per a tothom però que no aporta cap tret diferenciador, com pot ser una eina de facturació, la prioritat pot ser simplement que funcioni de manera fiable.

No obstant això, si l'empresa busca diferenciar-se de la competència mitjançant la innovació o l'eficiència, com per exemple, en l'automatització de processos industrials, llavors el programari es converteix en un component estratègic que ha de ser òptim i és necessari assegurar que sigui el millor possible.

En el primer cas, on la funcionalitat bàsica és suficient, és necessari tenir en compte uns certs punts en implantar solucions de programari:

• No suposa cap diferencia davant de la competència, ja que altres empreses tindran funcionalitats similars.
• Si la teva empresa té problemes específics que ha de solucionar, és probable que el programari estàndard no cobreixi les necessitats requerides i difícilment encaixarà amb els processos de l'empresa.
• Amb el temps, el seu manteniment pot tornar-se costós a causa de la dependència i els costos de les personalitzacions i adaptacions a llarg termini.

En el segon cas, en el qual el programari és estratègic i forma part clau de l'activitat de l'empresa, és important considerar els beneficis que la solució implantada ha d'aportar:

• Permet diferenciar-te de la competència i, a més, anticipar-te en la carrera per a actuar abans que les altres.
• Permet l'automatització de processos, fent treballs de forma més ràpida i eficient.
• És possible adaptar el programari i les eines, tant al mercat, com a les diferents situacions i necessitats del moment.
• No requereix dependre de proveïdors o col·laboradors externs poc receptius a canvis en els seus productes, la qual cosa atorga autonomia.
• És possible millorar el servei a llarg termini, la qual cosa redueix en gran manera els costos de canvi.

Aquesta fase inicial és fonamental per a garantir que la inversió en un nou servei sigui estratègica i condueixi a l'èxit empresarial. 

És per a això que existeixen una sèrie de consideracions clau que el CTO ha de tenir en compte:

Identificar els desafiaments i oportunitats:

El CTO ha d'aprofundir en els desafiaments actuals que afronta l'empresa i les àrees on es poden trobar oportunitats de millora. Això implica no sols comprendre els problemes evidents, sinó també detectar possibles obstacles futurs que puguin sorgir a causa del creixement de l'empresa, canvis en el mercat o avenços tecnològics.

Definir metes i objectius clars:

Una vegada que s'han identificat els desafiaments i oportunitats, és crucial establir metes i objectius clars i mesurables per a la implementació del nou servei. Aquests objectius han de ser específics, assolibles, rellevants i amb un termini definit (SMART).

Avaluar l'impacte en totes les àrees de l'empresa:

El CTO ha de considerar com la implementació del nou servei afectarà a totes les àrees de l'empresa. És fonamental tenir en compte les necessitats i preocupacions de totes les parts interessades rellevants per a garantir una adopció reeixida del servei i maximitzar el seu impacte en tota l'organització.

Prioritzar i classificar les necessitats:

Una vegada que s'han identificat totes les necessitats i s'han establert objectius clars, el CTO ha de prioritzar i classificar aquestes necessitats en funció de la seva importància i urgència. Això ajudarà a enfocar els esforços de cerca de proveïdors en àrees crítiques que generin el major valor per a l'empresa en el curt i llarg termini.

Al dur a terme aquest procés exhaustiu de definició de necessitats i objectius, el CTO estarà millor preparat per a iniciar el procés de selecció i avaluació de proveïdors amb una comprensió clara i completa del que l'empresa necessita i cerca aconseguir amb la implementació del nou servei.

A més, és crucial considerar l'alineació dels serveis amb l'estratègia general de l'empresa i la seva visió a llarg termini.

2. Recerca i avaluació de proveïdors.

Una vegada que s'han definit clarament les necessitats i objectius de l'empresa, el següent pas crucial per a un CTO és identificar i avaluar als possibles proveïdors de serveis.

Aquest procés de recerca i avaluació és fonamental per a garantir que es triï al proveïdor adequat, i que aquest pugui satisfer les demandes específiques de l'empresa de manera efectiva i eficient. Tenir en compte els següents punts ajudarà en el procés de selecció:

• Realitzar cerques en línia.
• Sol·licitar referències.
• Participar en xarxes professionals.
• Assistir a esdeveniments de la indústria.

Per a organitzar tota la informació sobre els proveïdors potencials, és important establir criteris clars d'avaluació per a comparar i classificar-los. Entre els punts clau que s'han de tenir en compte en avaluar als proveïdors:

• Avaluar la reputació del proveïdor: Investiga la reputació del proveïdor en la indústria i entre els seus clients. Busca informació que recolzi la seva experiència i credibilitat.
• Comprovar la seva experiència en el sector: Avalua l'experiència del proveïdor en el sector específic de la teva empresa. Té un historial provat d'èxit treballant amb empreses similars a la teva?
• Identificar la qualitat dels serveis: Investiga la qualitat dels serveis que ofereix el proveïdor. Compleixen amb els teus estàndards de qualitat i excel·lència? Ofereixen solucions innovadores i actualitzades?
• Conèixer els seus preus: Compara els preus oferts per diferents proveïdors i assegura't d'entendre completament l'estructura de preus i els costos addicionals associats. Sovint un mateix servei pot ser ofert de diferent manera i condicions segons el proveïdor.
• Flexibilitat: Avalua la capacitat del proveïdor per a adaptar-se a les necessitats canviants de la teva empresa. Són prou flexibles com per a ajustar-se als teus requisits específics i escalar segons sigui necessari?

Seguint aquest enfocament estratègic per a investigar i avaluar als proveïdors de serveis, els CTOs poden prendre decisions informades i fonamentades que maximitzin el valor i l'impacte de la inversió en serveis per a la seva empresa.

3. Procés de selecció i presa de decisions.

Una vegada que s'han identificat diversos proveïdors potencials, és crucial establir un procés de selecció clar i estructurat. Això pot implicar la creació d'un comitè de selecció que inclogui a totes les parts interessades rellevants. 

Es poden utilitzar eines i matrius d'avaluació per a comparar i classificar als proveïdors en funció dels criteris establerts prèviament. 

A més, és recomanable realitzar proves pilot abans de comprometre's amb un proveïdor a llarg termini.

4. Negociació i contractació.

Una vegada que s'ha seleccionat al proveïdor amb el qual es treballarà, és important negociar termes i condicions que siguin favorables per a l'empresa. Això pot incloure discussions sobre preus, terminis de lliurament, nivells de servei (SLAs) i clàusules de rescissió. Cercar un win-win és la millor estratègia, collar massa farà perdre els millors proveïdors i no revisar els punts claus pel projecte farà que quan aquest comenci hi hagi contratemps.

En qualsevol cas, és fonamental assegurar-se de comprendre completament els acords contractuals abans de signar qualsevol document. 

A més, s'han d'establir mètriques de rendiment clares i acordades per a totes les parts per a avaluar l'èxit del servei proporcionat.

5. Implementació i seguiment.

Una vegada que s'ha signat el contracte, és hora de planificar la implementació del servei. És fonamental assegurar-se que la transició sigui el més suau possible i assignar responsables per a supervisar l'execució del servei i el compliment dels acords. 

S'ha d'establir un procés de seguiment continu per a avaluar el rendiment del proveïdor i realitzar ajustos si és necessari. Això pot implicar la realització de reunions periòdiques de revisió i la recopilació de comentaris dels usuaris finals.

Planificació de la implementació:

Abans d'iniciar la implementació del servei, és fonamental realitzar una planificació exhaustiva per a garantir que tots els aspectes s'abordin de manera adequada i es minimitzin els riscos. Això pot incloure l'assignació de recursos, la definició de rols i responsabilitats, la creació d'un cronograma detallat i la comunicació d'expectatives clares tant a l'equip intern com al proveïdor.

Execució del servei:

Durant l'execució del servei, és important assegurar-se que es compleixin els termes i condicions del contracte i que es mantingui una comunicació oberta i fluïda amb el proveïdor. 

Realitzar reunions regulars de seguiment per a revisar el progrés, abordar qualsevol problema o desafiament que sorgeixi i realitzar ajustos segons sigui necessari, són punts a tenir en compte per a garantir l'èxit del projecte.

En conclusió, com es pot comprovar, el paper del CTO avui dia no és tasca senzilla. L'èxit de qualsevol empresa depèn de les decisions que es prenen, més encara quan els serveis tecnològics són fonamentals per al funcionament i la innovació de l'organització.

Des de la definició de necessitats fins a la implementació i seguiment, el procés de selecció de serveis per a la Transformació Digital és complex i requereix una atenció acurada a cada etapa.

El proveïdor seleccionat juga un paper fonamental i té un impacte significatiu en el rumb i la competitivitat de l'empresa.

La col·laboració a llarg termini amb un proveïdor que no sols ofereix solucions tècniques, sinó que també comprèn les necessitats específiques i es compromet amb una relació sòlida i transparent, es converteix en un factor determinant per a l'èxit i la innovació de l'empresa en un món cada vegada més competitiu i tecnològicament avançat.

L'elecció del millor proveïdor, aquell que no sols ofereix solucions tècniques, sinó que també sap entendre les necessitats i cuidar la relació amb els seus clients.