Com contractar un servei d’Outsourcing IT: Maximitza els avantatges d'externalitzar amb èxit.

Contractar proveïdors externs per a gestionar serveis de tecnologia de la informació, permet a les empreses centrar-se en les seves competències principals.

Comprenent l’Outsourcing IT i els tipus d’outsourcing.

Què és i quins objectius implica l’outsourcing?

L’outsourcing IT implica delegar funcions tecnològiques específiques a proveïdors externs. Aquests serveis poden incloure des del desenvolupament de software fins a l'administració de xarxes i el suport tècnic.

Tipus de serveis d’outsourcing IT.

• Desenvolupament de software: Creació i manteniment d'aplicacions i sistemes personalitzats, adaptats a les necessitats de la teva empresa.
• Suport tècnic: Provisió d'assistència i resolució de problemes tècnics per a usuaris interns i externs.
• Administració de xarxes: Gestió integral d'infraestructures de xarxa, incloent-hi servidors i bases de dades.
• Seguretat IT: Protecció de dades i sistemes contra els ciberatacs i vulnerabilitats, assegurant la continuïtat del negoci.

Modalitats d’outsourcing IT.

L’outsourcing IT pot classificar-se en diferents modalitats, cadascuna amb les seves pròpies característiques:

• Empreses d’outsourcing off-shore i on-shore: Diferenciades per la ubicació geogràfica dels proveïdors de serveis, aquestes modalitats ofereixen diferents nivells de costos i d’accés a talent.
• Empreses d’outsourcing IT in-house i off-site: Mentre que el in-house implica l'externalització de serveis dins de les instal·lacions de l'empresa, el off-site implica la prestació de serveis en les instal·lacions del proveïdor.
• Outsourcing IT mitjançant co-sourcing: Aquesta modalitat combina recursos interns i externs, permetent una col·laboració estreta entre l'empresa i el proveïdor de serveis.

Avantatges de comptar amb un servei d’Outsourcing IT.

Entre els avantatges del outsourcing trobem:

• Reducció de costos: Externalitzar funcions IT pot resultar més rendible que mantenir un equip intern, especialment quan es consideren els costos associats a la contractació, capacitació i retenció de personal.
• Accés a talent especialitzat: Els proveïdors de outsourcing solen comptar amb professionals altament capacitats i actualitzats en les últimes tecnologies i metodologies.
• Enfocament en competències clau: Permet al teu equip intern centrar-se en les activitats estratègiques del teu negoci, mentre els experts externs s'encarreguen de les tasques tecnològiques.
• Flexibilitat i escalabilitat: L’outsourcing ofereix la possibilitat d'ajustar els recursos segons les necessitats canviants del negoci, facilitant una ràpida adaptació a fluctuacions de la demanda.

Identificació de necessitats i objectius.

Quan entens clarament què es necessita aconseguir i quines són les metes a aconseguir, es poden prendre decisions estratègiques encertades i assignar els recursos de manera adequada. És important analitzar bé el que es necessita, els requisits del projecte i els objectius a llarg termini, per a crear un pla de treball que asseguri l'èxit en l'execució.

• Avaluació de les necessitats tecnològiques de la teva empresa: Realitza una auditoria interna per a identificar les àrees tecnològiques que requereixen externalització. Considera tant els problemes actuals com les oportunitats de millora i creixement.
• Valorar quines són les tecnologies que existeixen a la companyia: Avalua les tecnologies actualment utilitzades a la teva empresa per a comprendre la seva eficàcia i la seva capacitat per a satisfer les necessitats actuals i les que sorgiran més endavant.
• Definició d'objectius clars i específics: Estableix objectius clars i quantificables per al servei d’outsourcing, com millora l'eficiència operativa?, com redueix costos? o com accelera el desenvolupament de projectes?. A més, defineix indicadors clau de rendiment (KPIs) per a avaluar l'èxit.

Selecció del proveïdor adequat.

Investiga proveïdors potencials i elabora una llista curta basada en les seves competències, experiència i capacitat per a satisfer les teves necessitats específiques.

Criteris d'avaluació.

• Experiència: Avalua els anys d'operació i l'experiència en projectes similars al teu.
  Reputació: Revisa opinions i testimoniatges de clients anteriors.
• Habilitats tècniques: Assegura't que el proveïdor domini les tecnologies i metodologies que la teva empresa necessita.
• Certificacions: Verifica que comptin amb certificacions rellevants que recolzin la seva competència.
• Consideracions geogràfiques: Decideix entre outsourcing local (dins del mateix país) o offshoring (a l'estranger), considerant factors com la diferència horària, barreres idiomàtiques i costos.

Desitges saber més sobre el que has de tenir en compte en contractar proveïdors? Pots llegir un altre dels nostres articles aquí.

Procés d'avaluació del proveïdor.

Quan estem buscant socis externs per al nostre equip, és com triar al company de projectes perfecte. Necessitem assegurar-nos que estiguin a l'altura de les nostres expectatives i necessitats. Durant aquest procés d'avaluació, mirem de prop coses com la seva qualitat de treball, si compleixen amb els terminis, com es comuniquen i si realment entenen el que necessitem. Es tracta de trobar a algú que no sols faci el treball, sinó que el faci bé i s'ajusti a la nostra manera de treballar.

• Sol·licitud de propostes (RFP): Elabora una RFP detallada que descrigui clarament les necessitats i expectatives de la teva empresa, i envia-la als proveïdors seleccionats.
• Avaluació de propostes i entrevistes: Revisa les propostes rebudes i realitza entrevistes per a aprofundir en la capacitat i enfocament dels proveïdors, assegurant-te que comprenguin els teus objectius i necessitats.
• Revisió de referències i casos d'estudi: Contacta referències i analitza casos d'estudi per a verificar l'experiència i èxit del proveïdor en projectes similars.

Negociació i contractació.

Llavors arribar el moment de segellar l'aliança. Durant aquesta etapa, ens submergim en la negociació i formalització dels termes que regiran la nostra col·laboració.

• Negociació de termes i condicions: Discuteix i acorda els termes del contracte, incloent-hi preus, terminis, lliurables i qualsevol clàusula de confidencialitat i propietat intel·lectual.
• Consideracions legals i de compliment: Assegura't que el contracte compleixi amb les regulacions legals i polítiques internes de la teva empresa, i que inclogui clàusules de protecció de dades i seguretat.
• Definició d'acords de nivell de servei (SLA): Estableix SLA clars que especifiquin els nivells de servei esperats, les mètriques de rendiment i les penalitzacions per incompliment.

Transició i onboarding.

Si estàs a punt de fer un pas important cap a una nova etapa de col·laboració amb una nova empresa, aquests punts seran importants:

• Planificació de la transició: Desenvolupa un pla detallat per a la transició de les tasques al proveïdor d’outsourcing, minimitzant interrupcions de les operacions diàries.
• Integració de l'equip d’outsourcing: Facilita la integració de l'equip extern amb el teu equip intern, establint rols i responsabilitats clares i fomentant la col·laboració.
• Capacitació i transferència de coneixements: Assegura’t que el proveïdor rebi tota la informació i capacitació necessària per a exercir les seves funcions eficientment, i estableix un procés continu de transferència de coneixements.

Gestió i monitoratge del servei.

Ara que estàs en la fase de treballar colze a colze amb els teus col·laboradors externs, és el moment d'assegurar-nos que cada peça del trencaclosques encaixa perfectament per a aconseguir els nostres objectius i per a minimitzar els riscos d'una possible pèrdua de control.

• Establiment de canals de comunicació i report: Crea canals de comunicació eficients per a la coordinació diària i reports regulars sobre el progrés i rendiment del proveïdor.
• Seguiment i avaluació del rendiment: Monitoritza contínuament l'acompliment del proveïdor, comparant els resultats amb els SLA establerts i ajustant les estratègies segons sigui necessari.
• Gestió de la relació amb el proveïdor: Fomenta una relació col·laborativa basada en la confiança i el compliment mutu dels acords, i mantingues una comunicació oberta per a resoldre qualsevol problema que sorgeixi.

Mitigar els riscos i planificació de contingència.

La gestió efectiva de riscos és fonamental per a l'èxit del outsourcing IT. Identificar, avaluar i mitigar els riscos potencials és essencial per a garantir una col·laboració fluida i minimitzar qualsevol impacte negatiu en les operacions comercials.

Identificació de possibles riscos.

Realitza una anàlisi exhaustiva de riscos per a identificar les possibles amenaces i vulnerabilitats que podrien sorgir durant la col·laboració amb un proveïdor de outsourcing. Tingues en compte factors com la seguretat de dades, la disponibilitat del servei i la qualitat del treball lliurat.

Avaluació i priorització.

Avalua la probabilitat i l'impacte de cada risc identificat i prioritza aquells que tenen el potencial de tenir un major impacte en el negoci. Això et permetrà enfocar els teus recursos en mitigar els riscos més crítics primer.

Mitigació de riscos.

Desenvolupa estratègies i mesures preventives per a mitigar els riscos identificats. Això pot incloure la implementació de controls de seguretat addicionals, la diversificació de proveïdors o la millora dels processos interns per a reduir l'exposició al risc.

Planificació de contingència.

Desenvolupa plans de contingència detallats per a abordar els riscos inevitables i minimitzar el seu impacte en cas que succeeixin. Això pot implicar l'assignació de recursos addicionals, l'activació de protocols de resposta ràpida o la implementació de solucions alternatives.

Desavantatges de l’outsourcing i com abordar-les:

• Sentiment de pèrdua de control: En externalitzar certes funcions, les empreses poden sentir que estan perdent el control directe sobre aquestes àrees del seu negoci.
• Solució: La clau aquí és establir una comunicació clara des del principi. Hauríem de definir clarament qui fa què i quan. A més, implementar sistemes de seguiment ens dona aquesta visibilitat i control que necessitem per a estar tranquils.
• Risc de qualitat: Existeix el risc que la qualitat del treball realitzat pel proveïdor extern no compleixi amb els estàndards esperats.
• Solució: Abans de d’escollir un proveïdor, investigar el seu historial, experiència i capacitat tècnica et dona una idea del què en pots esperar. A més, establir acords de nivell de servei clars garanteix que tots els implicats estiguin en la mateixa posició en termes de qualitat esperada.
• Problemes de comunicació: La distància física i les diferències culturals poden dificultar la comunicació efectiva entre l'empresa i el proveïdor extern.
• Solució: És essencial establir canals de comunicació clars i usar tecnologia per a mantenir-nos connectats. Assignar un punt de contacte dedicat facilita la comunicació i evita malentesos.
• Riscos de seguretat de dades: Externalitzar unes certes funcions pot augmentar el risc de filtració de dades sensibles o vulnerabilitats de seguretat.
• Solució: Abans de confiar les nostres dades, hem d'assegurar-nos que el proveïdor tingui sòlides polítiques de seguretat. Signar acords de confidencialitat ens ajuda a protegir la nostra informació sensible.
• Dependència excessiva del proveïdor: Una dependència excessiva d'un proveïdor extern pot fer que l'empresa sigui vulnerable a canvis en les condicions del mercat o a problemes interns del proveïdor.
• Solució: Sempre és millor diversificar i no posar tots els ous en una mateixa cistella. Mantenir una relació col·laborativa i tenir un pla de contingència en cas de problemes, ens aporta major tranquil·litat.

Millors pràctiques per a l’Outsourcing IT.

Els problemes i conflictes són inevitables en qualsevol col·laboració empresarial, inclòs el outsourcing IT. És fonamental comptar amb estratègies efectives per a manejar aquestes situacions de manera ràpida i eficient per a garantir la continuïtat del negoci i mantenir una relació positiva amb el proveïdor de serveis.

Claus per a una col·laboració reeixida.

• Comunicació oberta: Cal que mantinguis canals de comunicació oberts i transparents amb el proveïdor d’outsourcing per abordar qualsevol problema o preocupació de manera oportuna. Fomenta un ambient de confiança i col·laboració on es puguin discutir els problemes lliurement.
• Identificació primerenca: Identifica i aborda els problemes de manera primerenca abans que es converteixin en conflictes majors. Realitza un seguiment regular del progrés del projecte i busca senyals de problemes potencials per a poder abordar-los ràpidament.
• Enfocament en solucions: Enfoca't a trobar solucions pràctiques i mútuament beneficioses per a resoldre els problemes i conflictes que sorgeixin. Evita culpar o assenyalar amb el dit i treballa en col·laboració amb el proveïdor per a trobar una resolució satisfactòria.

Avaluació contínua de l'acompliment.

L'avaluació contínua de l'acompliment del proveïdor d’outsourcing és essencial per a garantir la qualitat del servei i la satisfacció del client al llarg del temps.

Definició de mètriques d'acompliment.

Estableix mètriques d'acompliment clares i específiques que t'ajudin a avaluar el rendiment del proveïdor en àrees clau com la qualitat del treball, la puntualitat de lliurament i la satisfacció del client.

Seguiment regular.

Realitza seguiments regulars de l'acompliment del proveïdor, utilitzant les mètriques establertes com a referència. Això et permetrà identificar àrees de millora i abordar qualsevol problema o preocupació de manera proactiva.

Retroalimentació constructiva.

Proporciona retroalimentació regular i constructiva al proveïdor sobre el seu acompliment. Reconeix els assoliments i brinda orientació sobre àrees de millora per a garantir una col·laboració efectiva a llarg termini.

Integració de sistemes i processos.

La integració efectiva de sistemes i processos entre el client i el proveïdor de outsourcing és fonamental per a garantir una col·laboració eficient.

Transferència de coneixements.

Facilita una transferència de coneixements efectiva entre els equips interns i externs per a garantir una comprensió mútua dels sistemes i processos involucrats en el projecte.

Establiment de protocols de col·laboració.

Defineix protocols clars de col·laboració que defineixin rols, responsabilitats i processos de comunicació entre els equips interns i externs. Això ajudarà a evitar confusions i garantir una cooperació efectiva.

Desenvolupament de relacions de confiança.

Fomenta relacions de confiança i col·laboració entre els equips interns i externs per a promoure un ambient de treball positiu i productiu. Això facilitarà la integració de sistemes i processos i millorarà l'eficàcia general del projecte i l'externalització de tasques.

En conclusió, externalitzar serveis de tecnologia és obrir una porta a l'eficiència i l'estalvi de costos per a les empreses. Aquest article t'ajuda a conèixer aquesta estratègia: des de la subcontractació i els diferents tipus de outsourcing, fins a triar al proveïdor correcte, negociar els termes i mantenir un seguiment del servei.

El secret és la planificació acurada i la gestió intel·ligent de la producció.

També aborda els desafiaments comuns de l’outsourcing i com resoldre'ls, destacant el vital que és mantenir una comunicació clara, avaluar el rendiment regularment i fusionar suaument sistemes i processos.

És a dir, aquest article t'ajuda a navegar pel món de l’outsourcing IT i convertir a aquests proveïdors externs en els teus millors aliats per a l'èxit de la teva organització.

Vols continuar explorant com potenciar el teu negoci a través del outsourcing IT? Entra en el nostre article sobre Els 5 punts clau per a contractar un partner IT.

Recorda, l'èxit no solament  consisteix en trobar proveïdors, sinó de trobar aliats!

Tens un projecte? Parlem!