Què significa Inbox Zero.

És probable que t'identifiquis amb la situació de tenir una safata d'entrada plena de correus sense llegir i propostes perdudes. Aquesta situació pot portar-nos a oblidar respondre a correus importants i a dependre de recordatoris o eines addicionals per a no perdre el fil.

L'equip mobile de Coditramuntana ha trobat la solució adoptant el mètode del "Inbox Zero". Què és exactament? Bàsicament, es tracta de mantenir la teva safata d'entrada de correus tan buida com sigui possible, organitzant, arxivant i responent correus de manera eficient. L'objectiu és reduir l'estrès i evitar oblits enmig de tots els missatges.

Com aconseguir el Inbox Zero.

Per a aconseguir la màxima eficiència en l'ús del correu electrònic com a eina per a la gestió de tasques, existeixen algunes de tècniques i hàbits que ens ajuden a mantenir els mails sota control:

1. La regla d'or: Cada correu que rebis ha de ser traslladat a la seva carpeta corresponent (o etiqueta, si utilitzes Gmail), alliberant així la teva safata d'entrada. Si no el mous i el deixes en la safata d'entrada, t'estàs indicant a tu mateix que tens una acció pendent a realitzar. La clau resideix a tractar els correus electrònics com a tasques en lloc de veure'ls com a simples missatges.

En el nostre cas, per classificar-los, tenim diferents carpetes definides:

• Projectes: En aquesta carpeta/etiqueta, tenim una subcarpeta per a cada projecte en la qual movem tots els mails relacionats amb cada projecte.

• Coditramuntana: En aquesta carpeta tenim diferents subcarpetes amb temes relacionats amb Coditramuntana.

• Reunions: Tots els mails que rebem amb enllaços de reunions i emails de “tl;dy” (eina de gravació de reunions).

• Crash: Tots els correus que rebem d'eines de detecció de crash.

• Spam: Tots els emails de spam que puguis rebre.

Crea les divisions que s'adaptin a les teves necessitats, però recorda: cada email que tens en la teva safata d'entrada és una tasca pendent.

2. La regla dels dos minuts: Si un correu pot ser tractat en menys de dos minuts, no el deixis per a després. Ja sigui responent-ho, arxivant-ho o eliminant-ho, actua immediatament per a evitar que s'acumulin correus (tasques pendents) en la teva safata d'entrada.

Una vegada tractat, classifica-ho i trasllada-ho de la safata d'entrada.

3. Siguem honestos amb les newsletters: No et saturis amb subscripcions a newsletters que en prou feines llegeixes. Sigues selectiu i conserva només aquells que realment et siguin rellevants i útils en el teu dia a dia. I com sempre, classifica-les per a mantenir la teva safata organitzada.

4. Usa les Regles: Si utilitzes algun gestor de correus alternatiu com Thunderbird, considera utilitzar la funcionalitat d'afegir regles/filtres per a automatitzar accions. 

En el nostre cas usem el gestor de correus natiu de macOS i quan rebem un correu de cert remitent o amb un tema en concret, automàticament classifica el mail en la seva carpeta corresponent.

Beneficis del Inbox Zero.

Gràcies a aquestes estratègies, a Coditramuntana hem transformat la nostra experiència amb el correu electrònic d'un caos absolut a una tranquil·litat relativa. 

Mantenir la safata d'entrada prop del Inbox Zero no només ens ha ajudat a ser més productius, sinó que també ha reduït el nostre estrès i ansietat digital.

Què estàs esperant? Adopta el Inbox Zero i allibera't del caos del correu electrònic. La teva productivitat i benestar digital t'ho agrairan.

Recorda, la gestió eficient del correu electrònic és clau en el món laboral actual. No deixis que la teva safata d'entrada es converteixi en una selva i fes del correu electrònic el teu aliat en la gestió de tasques!

Llegim un altre?