Para un Chief Technology Officer (CTO), esta tarea cobra una importancia aún mayor, ya que los servicios tecnológicos y las nuevas tecnologías son fundamentales para el funcionamiento y la innovación de la compañía .

En esta ocasión, vamos a realizar un repaso por todo el proceso que debe seguir un CTO al seleccionar servicios de Transformación Digital para su empresa, desde la definición de necesidades hasta la implementación y seguimiento.

Definición de necesidades y objetivos de un Director de Tecnología.

Antes de embarcarse en la búsqueda de proveedores de servicios, es esencial que el CTO ejecute un análisis exhaustivo para identificar las necesidades específicas de la empresa.  En este punto, solemos encontrar dos maneras diferentes de gestionar el software.

En el primer, caso encontramos a las empresas que priorizan el funcionamiento sin problemas, es decir, como cuando abres el grifo y sale agua sin pensar en cómo funciona.

En el segundo caso, encontramos otras empresas para las que el software es la clave que les ayuda a ser mejores que otras empresas en lo que hacen.

¿Cuál es la mejor forma de gestionar el software? La respuesta es que depende del tipo de negocio.

Por ejemplo, si la empresa necesita un servicio básico necesario para todos, como una herramienta de facturación, la prioridad puede ser simplemente que funcione de manera fiable. Sin embargo, si la empresa busca diferenciarse de la competencia mediante la innovación o la eficiencia, como por ejemplo, en la automatización de procesos industriales, entonces el software se convierte en un componente estratégico que debe ser óptimo y es necesario asegurar que sea el mejor posible.

En el primer caso, donde la funcionalidad básica es suficiente, es necesario tener en cuenta ciertos puntos al implantar soluciones de software:

• No supone capas de diferencia frente a la competencia, ya que otras empresas tendrán funcionalidades similares.
• Si tu empresa tiene problemas específicos que solucionar, es probable que el software estándar no cubra las necesidades y será más difícil que encaje en el workflow de la empresa.
• Con el tiempo, su mantenimiento puede volverse costoso a causa de la dependencia y los costes de personalizar y realizar adaptaciones a largo plazo.

En el segundo caso, en el que el software es estratégico y forma parte clave de la actividad de la empresa, es importante considerar los beneficios que la solución implantada debe aportar:

• Permite diferenciarte de la competencia y, además, anticiparse en la carrera para actuar antes que las demás.
• Permite la automatización de procesos, realizando trabajos de forma más rápida y eficiente.
• Es posible adaptar el software y las herramientas, tanto al mercado, como a las distintas situaciones y necesidades del momento.
• No requiere depender de proveedores o colaboradores externos, que suelen ser poco receptivos a cambios en sus productos, lo que otorga autonomía.
• Es posible mejorar el servicio a largo plazo, lo que reduce en gran medida los costes de cambio.

Esta fase inicial es fundamental para garantizar que la inversión en un nuevo servicio sea estratégica y conduzca al éxito empresarial. Para ello, existen una serie de puntos clave que el CTO debe tener en cuenta:

Identificar los desafíos y oportunidades:

El CTO debe profundizar en los desafíos actuales que enfrenta la empresa y las áreas donde se pueden encontrar oportunidades de mejora. Esto implica no solo comprender los problemas evidentes, sino también detectar posibles obstáculos futuros que puedan surgir debido al crecimiento de la empresa, cambios en el mercado o avances tecnológicos.

Definir metas y objetivos claros:

Una vez que se han identificado los desafíos y oportunidades, es crucial establecer metas y objetivos claros y medibles para la implementación del nuevo servicio. Estos objetivos deben ser específicos, alcanzables, relevantes y con un plazo definido (SMART).

Evaluar el impacto en todas las áreas de la empresa:

El CTO debe considerar cómo la implementación del nuevo servicio afectará a todas las áreas de la empresa. Es fundamental tener en cuenta las necesidades y preocupaciones de todas las partes interesadas relevantes para garantizar una adopción exitosa del servicio y maximizar su impacto en toda la organización.

Priorizar y clasificar las necesidades:

Una vez que se han identificado todas las necesidades y se han establecido objetivos claros, el CTO debe priorizar y clasificar estas necesidades en función de su importancia y urgencia. Esto ayudará a enfocar los esfuerzos de búsqueda de proveedores en áreas críticas que generen el mayor valor para la empresa en el corto y largo plazo.

Al llevar a cabo este proceso exhaustivo de definición de necesidades y objetivos, el CTO estará mejor preparado para iniciar el proceso de selección y evaluación de proveedores con una comprensión clara y completa de lo que la empresa necesita y busca lograr con la implementación del nuevo servicio. Además, es crucial considerar la alineación de los servicios con la estrategia general de la empresa y su visión a largo plazo.

Investigación y evaluación de proveedores.

Una vez que se han definido claramente las necesidades y objetivos de la empresa, el siguiente paso crucial para un CTO es identificar y evaluar a los posibles proveedores de servicios.

Este proceso de investigación y evaluación es fundamental para garantizar que se elija al proveedor adecuado que pueda satisfacer las demandas específicas de la empresa de manera efectiva y eficiente. Tener en cuenta los siguientes puntos ayudará en el proceso de selección:

• Realizar investigaciones en línea.
• Solicitar referencias.
• Participar en redes profesionales.
• Asistir a eventos de la industria.

Para organizar toda la información sobre los proveedores potenciales, es importante establecer criterios claros de evaluación para comparar y clasificarlos. Entre los puntos clave que se deben tener en cuenta al evaluar a los proveedores:

• Evaluar la reputación del proveedor: Investiga la reputación del proveedor en la industria y entre sus clientes. Busca información que respalde su experiencia y credibilidad.
• Comprobar su experiencia en el sector: Evalúa la experiencia del proveedor en el sector específico de tu empresa. ¿Tienen un historial probado de éxito trabajando con empresas similares a la tuya?
• Identificar la calidad de los servicios: Investiga la calidad de los servicios que ofrece el proveedor. ¿Cumplen con tus estándares de calidad y excelencia? ¿Ofrecen soluciones innovadoras y actualizadas?
• Conocer sus precios: Compara los precios ofrecidos por diferentes proveedores y asegúrate de entender completamente la estructura de precios y los costos adicionales asociados.
• Flexibilidad: Evalúa la capacidad del proveedor para adaptarse a las necesidades cambiantes de tu empresa. ¿Son lo suficiente flexibles como para ajustarse a tus requisitos específicos y escalar según sea necesario?

Al seguir este enfoque estratégico para investigar y evaluar a los proveedores de servicios, los CTOs pueden tomar decisiones informadas y fundamentadas que maximicen el valor y el impacto de la inversión en servicios para su empresa.

Proceso de selección y toma de decisiones.

Una vez que se han identificado varios proveedores potenciales, es crucial establecer un proceso de selección claro y estructurado. Esto puede implicar la creación de un comité de selección que incluya a todas las partes interesadas relevantes. 

Se pueden utilizar herramientas y matrices de evaluación para comparar y clasificar a los proveedores en función de los criterios establecidos previamente. 

Además, es recomendable realizar pruebas piloto o demos antes de comprometerse con un proveedor a largo plazo.

Negociación y contratación.

Una vez que se ha seleccionado al proveedor con el que se va a trabajar, es importante negociar términos y condiciones que sean favorables para la empresa. Esto puede incluir discusiones sobre precios, plazos de entrega, niveles de servicio (SLAs) y cláusulas de rescisión.

En cualquier caso, es fundamental asegurarse de comprender completamente los acuerdos contractuales antes de firmar cualquier documento.  Además, se deben establecer métricas de rendimiento claras y acordadas para evaluar el éxito del servicio proporcionado.

Implementación y seguimiento que debe hacer un buen CTO.

Una vez que se ha firmado el contrato, es hora de planificar la implementación del servicio. Es fundamental asegurarse de que la transición sea lo más suave posible y asignar responsables para supervisar la ejecución del servicio y el cumplimiento de los acuerdos. 

Se debe establecer un proceso de seguimiento continuo para evaluar el rendimiento del proveedor y realizar ajustes si es necesario. Esto puede implicar la realización de reuniones periódicas de revisión y la recopilación de comentarios de los usuarios finales.

Planificación de la implementación:

Antes de iniciar la implementación del servicio, es fundamental realizar una planificación exhaustiva para garantizar que todos los aspectos se aborden de manera adecuada y se minimicen los riesgos. Esto puede incluir la asignación de recursos, la definición de roles y tareas, la creación de un cronograma detallado y la comunicación de expectativas claras tanto al equipo interno como al proveedor.

Ejecución del servicio:

Durante la ejecución del servicio, es importante asegurarse de que se cumplan los términos y condiciones del contrato y de que se mantenga una comunicación abierta y fluida con el proveedor. 

Realizar reuniones regulares de seguimiento para revisar el progreso, abordar cualquier problema o desafío que surja y realizar ajustes según sea necesario, son puntos a tener en cuenta para garantizar el éxito del proyecto.

En conclusión, como se puede comprobar, el papel del CTO hoy en día no es tarea sencilla. El éxito de cualquier empresa depende de las decisiones que se toman, más aún cuando los servicios tecnológicos son fundamentales para el funcionamiento y la innovación de la organización.

Desde la definición de necesidades hasta la implementación y seguimiento, el proceso de selección de servicios para la Transformación Digital es complejo y requiere una atención cuidadosa a cada etapa. El proveedor seleccionado juega un papel fundamental y tiene un impacto significativo en el rumbo y la competitividad de la empresa.

Una colaboración a largo plazo con un proveedor que no solo ofrece soluciones técnicas, sino que también comprende las necesidades específicas y se compromete con una relación sólida y transparente, es crucial para el éxito y la innovación de la empresa en un mundo cada vez más competitivo y más avanzado en tecnología.

La elección del mejor proveedor, aquel que no solo ofrece soluciones técnicas, sino que también sabe entender las necesidades y cuidar la relación con sus clientes.

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